🔬 Visão geral

Assinaturas é um produto da Superlógica focado em atender empresas SaaS e Administradoras de condomínios. Ele fornece uma gama completa de ferramentas para gestão de negócios recorrentes.

A ferramenta de Notas Fiscais do ERP Assinaturas permite que o cliente gere notas fiscais diretamente pela plataforma e transmita para as prefeituras afim de tornar o documento válido. As notas fiscais podem ser geradas manualmente ou á partir de criação e liquidação de cobranças no sistema.

Objetivos do produto para o ano:

Garantir a manutenção eficiente e contínua do ERP, visando a maximização da sua performance.

📋 O projeto

Objetivos do projeto:

• Melhorar a eficiência operacional da ferramenta Notas Fiscais

Status do projeto:

Pausado para revisão no Design System

Minha função:

Product designer

Prazo estipulado:

45 dias

Equipe envolvida

1 product manager

1 product designer

3 desenvolvedores

Além do objetivo principal, também estavam previstos os objetivos secundários:

• Implementar o novo Design System

• Identificar e implementar melhorias de usabilidade na interface

Como fizemos:

🚨 Problema

Usuário levava horas até conseguir finalizar um processo de emissão.

E além disso:

• Ferramenta número 1 em chamados de suporte, +2700 por ano

• Alto risco de churn de clientes high ticket

• Fluxo e padrões de interface confusos

🔎 Pesquisa e estratégia

Com os insumos dos dados iniciais, realizei pesquisa qualitativa em entrevistas com clientes para entender melhor esse espaço problemático.

O que aprendemos:

1️⃣ Lentidão no processo de transmissão:

Empresas perdiam o dia inteiro emitindo notas. Comunicação direta com a prefeitura acaba tornando o processo lento pois dependemos de como está operando o sistema de cada prefeitura individualmente.

"Como emitimos muitas notas precisamos deixar um computador só para transmitir notas fiscais pois não podemos trabalhar enquanto o processo não termina e também é um processo que leva o dia inteiro, e se duvidar vai até a madrugada."

2️⃣ Falta de entendimento da ferramenta:

Os usuários não conseguiam entender o como a ferramenta funciona, etapas do fluxo, status das notas. A tela não comunicava para o usuário sobre o andamento do processo de transmissão das notas.

"Tivemos bastante dificuldade no início com a ferramenta. Não conseguíamos distinguir a diferença dos dois botões da tela, a diferença deles. Pensei que quando a nota aparecesse ali ela já estava válida mas na verdade não, isso no início me gerou um transtorno enorme."

3️⃣ Dificuldade em integrar dados da prefeitura

Não conseguem entender como funciona o cadastramento dos dados e o que é necessário para transmitir as notas.

"Dependemos bastante da pessoa que implantou o sistema pra nós, não conseguia entender os dados que eram necessários para o sistema emitir as notas da minha empresa. Minha CS me ajudou muito também nesse cadastramento, ainda bem que pude contar com elas para finalizar isso."

💡 Ideação e priorização

Para criar confiança com as partes interessadas nos negócios e desenvolvedores, fiz a apresentação dos dados colhidos para o time e em seguida trabalhamos em colaboração na matriz de impacto e esforço e conseguimos definir o que seria priorizado:

Implementar uma nova tecnologia em parceria com empresa externa que facilitaria essa comunicação com as prefeituras, gerando rapidez para o processo.

Já tínhamos no radar a possibilidade de implementar essa tecnologia, e quando analisamos os resultados da pesquisa percebemos que faria sentido naquele momento priorizar antes dos outros ítens.

Refatorar a tela com o Design System aplicando melhorias de usabilidade baseadas nos resultados da pesquisa e também em análise heurística e reduzir as etapas do fluxo tornando-o mais linear.

Criar um onboarding guiado para a ferramenta indicando os primeiros passos e configurações para deixar o sistema operando 100% todas as ferramentas após o produto estar completamente implementado com o Design System.

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✏️ Projeto e Solução

A implementação da tecnologia entrou na esteira dos desenvolvedores trimestre seguinte. A refatoração da tela no design system começou em seguida com wireframe de baixa fidelidade para discutir viabilidade e limitação técnica junto ao time envolvido.

Interface e protótipo

Documentação de Handoff

📊 Impacto

Com apenas 1/3 do projeto implementado, esses foram os primeiros resultados:

Redução em

-41%

tickets de suporte

Processo

90%

mais rápido

E além disso conseguimos:

• Insights de melhorias para o Design System com os testes de usabilidade

• Mudar a perspectiva do time sobre design

• Mostrar a importância de trabalhar baseado em dados

🧪 Próximas etapas

Novos testes de usabilidade:
Após correções no DS, testar novamente. Crucial para garantir uma entrega mais assertiva.

Acompanhamento:
Integrar analytics, possibilitando a análise detalhada da interação dos usuários com nossa ferramenta com base em métricas.

👩‍💻 Aprendizados

• Handoff começa bem antes da passagem dos documentos para a pessoa desenvolvedora

• Apesar do prazo apertado e do número limitado de entrevistas, a triangulação com outros dados nos permitiu avançar no projeto com maior precisão

• A documentação detalhada é crucial em projetos com muitas regras de negócio, garantindo clareza, consistência e facilitando a manutenção